Por el Lic. Guillermo Vargas Siles.
Especialista en finanzas y administración.
Socio director Vargas Vargas & Asoc.

Un aspecto clave para el correcto funcionamiento de un restaurante o hotel son sus inventarios ya que esto son las existencias que serán utilizados para futuras ventas.

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Sin embargo, es importante profundizar un poco más en que es un inventario ya que no solamente son las materias primas para la venta hay diversos inventarios dentro de un restaurante y que se deben llevar control sobre los mismos:
• Inventario de materias primas.
• Inventario de activos fijo.
• Inventario de cristaleria y manteleria.
• Inventario de productos de limpieza.
• Inventarios de Uniformes.
• Inventario de papeleria y suministros.
Cada uno de estos inventarios tienen controles especificos y de los cuales se le debe dar seguimiento ya que su valor economico puede ser importante.
Inventario de materia primas
En este caso se debe dar enfasis en los siguientes aspectos:
Una adecuada rotacion de inventarios donde se cuide los periodos de caducidad, la correcta utilización de las materias primas, no exceder los máximos o mínimos establecidos, el lograr que las bodegas o lugares de almacenamiento mantengan un adecuado nivel y orden.
Se recomienda para un adecuado control de estos inventarios:
• Realizar inventarios al menos una vez al mes.
• Validar existencias antes de realizar una compra.
• Revisar junto con el encargado de cocina la adecuada rotación de los inventarios.
• No comprar más de lo que nos indica los históricos de ventas.
• Establecer un plan de ventas para los productos de baja rotación
• Se recomiendan hacer inventarios ciegos (Inventarios físicos que no contiene el dato de los teóricos).
• Si existe la capacidad de mantener algunas materias primas en porciones esto facilita los conteos de los inventarios al igual que el uso de estas.

Inventario de activos fijos
El inventario de activos fijos representa los bienes que el restaurante ha comprado para la producción y atención de sus clientes, en Costa Rica el Ministerio de Hacienda ha definido algunas condiciones para considerar si una compra es un activo fijo o un gasto.
Un activo fijo es el bien que tiene un valor igual o mayor a un 25% del salario de un oficinista del poder judicial, además debe tener una vida útil de al menos un año.
Algunos controles esenciales sobre los activos fijos son:
• Mantener un auxiliar que detalle cada cada uno de los activos fijos.
• Plaquear todos los activos fijos.
• Mantener un expediente con cada una de las facturas y garantias por las compras de dichos activos.
• Mantener un expediente de fotografias de cada uno de los activos.
• Confeccionar boletas de ingresos y retiros de cada activo.
Los inventarios de cristaleria, manteleria, suministros de limpieza y suministros de oficina.
Estas compras normalmente son conceptualizadas como gastos y los controles que se mantiene es por llevar un adecuado control de sus consumos y existencias para este caso se recomienda llevar los siguientes controles.
Llevar un control de la cristaleria y de lo que se va quebrando con el fin de poder tener prestablecido un presupuesto de dicho inventario. En este caso se debe mantener un stock minimo para asegurar el correcto funcionamiento del restaurante. En este caso también se recomienda un estándar en las compras para lograr mantener el concepto del restaurante.
Los suministros de limpieza puede ser un gasto de relevancia dentro de la operacion de un restaurante es por este motivo que se debe llevar controles que esten direccionados al correcto consumo de dichos productos, es por esto que se debe llevar un control de los rendimientos de dichos productos.
Algunas recomendaciones generales para todos los inventarios son:
• Se debe nombrar responsables sobre cada unos de los diferentes inventarios.
• Se debe mantener un lugares seguros y que el acceso se restrigido.
• Se deben realizar coteos y evaluaciones con alguna periocidad.
• Se debe mantener expedientes historicos firmados por los responsables de dichos inventarios.
• Se debe incluir en el presupuesto un estimado del consumo anual con el fin de mantener un control de parametro mensual