Frecuentemente los dueños de restaurantes efectúan preguntas relacionadas al futuro ¿Cómo voy a estar en un año?, ¿La gestión será la apropiada?, ¿Dónde se ha ido el dinero?, entre otras diversas consultas. Y al investigar más a fondo el por qué la gran mayoría de los dueños de restaurantes hacen estas consultas, casi un ciento por ciento se deben a la poca o nula planificación en el corto, mediano y largo plazo. Normalmente hay una incesante necesidad por conocer la utilidad del mes o del periodo fiscal, sin dar mucha importancia a como se desarrolla la misma y se omite en el proceso una premisa fundamental de la administración y es el control, elemento esencial sobre el que versa todo el proceso administrativo y el que normalmente implica la posibilidad de reivindicar o reinventarse y que el resultado final del periodo económico no sea una mala noticia. Para mitigar y disminuir la incertidumbre es necesario dentro de un marco de varias herramientas financieras el establecimiento de un presupuesto.

Un presupuesto es una estimación económica del comportamiento de mi restaurante en los próximos doce meses siguientes después del cierre económico, acompañado de los objetivos empresariales del nuevo año.

Para preparar el presupuesto se debe contar al menos con la siguiente información:

1. Ventas del periodo anterior, estas sin considerar el impuesto de ventas y de servicio. Es recomendable para hacer estimaciones más confiables tener el número de comensales y el tiquete promedio de consumo.
2. Se debe tener el estado de resultados del periodo anterior en forma mensual, con el detalle de las cuentas de mayor relevancia. Aquí es importante siempre realizar una valorización de esas cuentas de mayor importancia a fin de determinar cambios importantes en el nuevo presupuesto, por ejemplo gastos extraordinarios que se presentaron en el año, nuevos gastos (empleados nuevos, alquileres adicionales, un nuevo impuesto, etc.) entre otras posibles particularidades.
3. Lista actualiza de los empleados y sus salarios
4. Siempre es importante realizar un análisis de las condiciones del negocio (nuevas necesidades de personal, expansión de la planta física, etc.) así como factores externos (devaluación, inflación, competencia, otros) a fin de determinar efectos importantes en los resultados de la operación.

Con la información anterior se debe comenzar con la preparación del presupuesto, siempre se debe iniciar con las ventas.

Con la información del periodo fiscal anterior se inicia una serie de análisis

A continuación se calculan los valores de ventas para el nuevo periodo, considerando elementos tales como:

• Aumento en el número de clientes, tomando en cuenta efectos en publicidad o promociones, aumento de capacidad de parqueo, ampliación del restaurante o cualquier otro factor que prevea un mayor número de afluencia de clientes.
• Aumento en el tiquete promedio, el cual se puede hacer por variaciones en el menú o previsiones inflacionarios. Algunos autores recomiendan tener la siguiente medida para el ajuste de precios, si la inflación en el año es de una cifra (1%-9%), el aumento en los precios se debe realizar al menos una vez al año.

Con la determinación de los factores anteriores se debe realizar la proyección de las ventas estimadas para el siguiente periodo. Es importante considerar que en un proceso ordinario y normal los pronósticos se realizan sobre la base de un crecimiento en las ventas no obstante podría ser necesario realizar proyecciones de ventas menores por factores que pudieran afectar, un aumento desmedido de la competencia, factores naturales (daños en infraestructura pública, erupciones volcánicas, otros), condiciones económicas negativas (baja en la visita de turistas, devaluación mayor de la esperada en otros años, otros). Por lo anterior siempre es conveniente consultar un asesor todas estas situaciones.

Teniendo el pronóstico de las ventas es necesario realizar la estimación de los costos y ventas. En este sentido es recomendable ir realizando un análisis de los principales componentes del estado de resultados:

1. Costos de Alimentos y Bebidas, normalmente este rubro se debe valorar considerando el comportamiento histórico y por el otro lado el recetario y el costeo del mismo. Este apartado del estado de resultados es sumamente relevante ya que en la gran mayoría de operaciones gastronómicas representa entre un 28% a un 40% del total de erogaciones. Además de aspectos externos tales como la inflación o nuevos proveedores.
2. Costo de planillas, es recomendable levantar una lista de los actuales empleados, sus salarios y correspondientes cargas sociales. En esta línea se debe valorar posibles contrataciones adicionales o reducciones del mismo, además de los aumentos de salarios.
3. Otros gastos, en términos generales los otros gastos se pueden establecer tomando en cuenta la tendencia de los mismos en periodos anteriores, fijación de objetivos y efectos económicos (inflación, devaluación, otros)

Con la información anterior se debe preparar un borrador del estado de resultados proforma, para que el mismo constituya el presupuesto de seguimiento para el nuevo periodo fiscal.

Algunos aspectos adicionales que se debe considerar son los siguientes:

1. Se debe establecer una hoja de supuestos que permitan identificar las bases sobre las que se realizaron las proyecciones
2. Es indispensable detallar al máximo las diversas partidas del presupuesto
3. Se debe comparar todos los meses el presupuesto con los resultados a fin de determinar las desviaciones más importantes y así tomar las medidas necesarias
4. El presupuesto marca la pauta de las principales políticas y estrategias que queremos desarrollar en nuestro negocio
5. Es necesario que la contabilidad sea presentada oportunamente

Lic. Marco Vargas Siles MIF
Contador Público-Especialista en Materia Tributaria, Financiera y Contable