Todos los días recibimos consultas en torno a la factura electrónica, algo que tomó a muchas personas de sorpresa, ya que este año 2018 es cuando la Dirección General de Tributación generaliza el uso masivo de la factura electrónica, no obstante éste es un cambio que venía anunciado desde el 2016,  ya que en este año se emite la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude fiscal, la cual establece en su artículo 2, la autorización expresa para que el Ministerio de Hacienda incentive el uso masivo y obligatorio de la factura electrónica.

Mediante la resolución 12-2018 de la DGT, se emite el último aviso de incorporación a la factura electrónica de todos los contribuyentes, estableciendo un nuevo calendario que indica que, a partir de Setiembre, se deben incorporar las personas físicas y jurídicas cuya cédula concluya en 1, 2 y 3. En Octubre le toca el turno a los que terminan en 4, 5 y 6, y en Noviembre, se concluye el proceso con las cedulas terminadas en 0, 7, 8 y 9.

Lo anterior nos obliga a ocuparnos del tema en los próximos meses, y por lo tanto, realizar una labor de investigación de cuáles son las mejores opciones para implementar la factura electrónica de forma exitosa.

Con el fin de colaborar en este proceso, me he atrevido a realizar una serie de recomendaciones y consideraciones derivadas de lo dispuesto en las resoluciones, y la experiencia de otros países en este proceso.

1. Primero lo primero. Debe estar claro cuándo me encuentro obligado a incorporarme a factura electrónica. Se debe considerar que la omisión de esta obligación formal, nos puede acarrear una multa que, según lo dispuesto en el artículo 83 del CNPT, podría ser de (3) salarios mínimos, hasta un máximo de (100) salarios. La multa se calcula en relación a los ingresos del periodo anterior al que se incumplió la falta, sobre un 2%. En caso que el monto sea inferior a 3 salarios base de un oficinista del poder judicial, (431.000 para el 2018), la norma indica que la sanción mínima serán los citados 3 salarios.
2. El otro elemento importante en el proceso, es seleccionar adecuadamente el proveedor de factura electrónica, o valorar si puedo utilizar la solución brindada por el Ministerio de Hacienda, considerando las limitaciones que tiene la misma.

Que factores deben incluir en la escogencia de este proveedor.

1. 1. Definir las necesidades particulares de mi negocio: Tenemos que buscar las soluciones que mejor se adapten a mis necesidades. ¿Ofrece movilidad?, ¿Almacena la información? ¿Ofrece ventajas cuando tengo varios negocios? ¿Tiene interfases con sistemas contables?
   2. Quién es el proveedor: Se deben revisar los atestados de la empresa que ofrece el servicio de factura electrónica, tomando en cuenta que no solo es comprar una solución informática, sino que la misma debe cumplir con una serie de parámetros definidos con Hacienda. Además, las soluciones deben considerar las necesidades del usuario final, y no solo el cumplimiento de esta norma: Reporterías para el área contable, sistemas de alertas de vencimientos, entre otros aspectos, con el fin de sacar provecho a la inversión que se está realizando en el proceso de implementación de la factura electrónica.
   3. Seguridad de la información: Este elemento es sumamente importante, se debe considerar que la resolución 48-2016 de la DGT señala la obligación para el contribuyente, de almacenar su información por un periodo de 5 años, a su vez, se debe considerar que vamos a compartir información sensible de los clientes y proveedores con un tercero, por lo tanto, deben existir contratos y garantías apropiados para el resguardo de la información y el uso de la misma. Es necesario considerar certificaciones, acreditaciones y otros elementos de este proveedor de servicio, en relación a los lugares donde se almacenará la información y la garantía de un adecuado resguardo.
   4. Funcionalidades del sistema: Como contribuyentes, ante una imposición como esta, debemos buscar la manera de sacar el mayor provecho a la inversión que hagamos, por lo tanto, es muy conveniente considerar funcionalidades tales como: Reportería de comportamiento de mi negocio, cálculos de impuestos, exportabilidad a Excel, sistemas de alertas de vencimientos, entre otras. Tener la información en forma digital, permite el análisis detallado de la información de mi negocio, lo que podría ser un gran beneficio.
   5. Costo del servicio: Se debe realizar una adecuada valoración del costo del servicio, en contraste con los beneficios que recibo mediante esa contraprestación. No se trata únicamente de generar factura electrónica, sino de preguntarnos, qué otros beneficios me ofrecen.
   6. Posibilidad de integrar con mi sistema: Un elemento vital a considerar, es si el proveedor de factura electrónica se adapta a mi actual sistema de facturación, para de esta forma, no perder la inversión realizada anteriormente en sistemas de punto de venta o ERP. Normalmente tras la implementación de cualquier nuevo sistema, se hacen necesarios procesos de capacitación, que también tienen costos e inversión, por lo tanto, debemos buscar proveedores que me ofrezcan una solución a esta disyuntiva

Lic. Marco Vargas Siles MIF
Contador Público-Especialista en Materia Tributaria, Financiera y Contable
Director de Unbilling | www.unbilling.com